Så skapar ÖIS en tryggare träningsmiljö med mobil access

På ÖIS-gården i Göteborg är det full aktivitet från morgon till kväll. Varje dag rör sig över 700 spelare, ledare, tränare, medarbetare och besökare genom träningsanläggningen – och alla behöver rätt tillgång till rätt utrymmen.

För Jozo Matovac, operativ chef i ÖIS Fotboll, handlar en modern elitklubb inte bara om det som händer på planen. Lika viktigt är att skapa en trygg och välfungerande miljö bakom kulisserna.

Idag använder ÖIS-gården mobil access från Parakey, vilket ger klubben bättre kontroll över behörigheter, högre säkerhet och en smidigare vardag. 

Nyckelfördelar

• Full kontroll över behörigheter och access
• Mobil access för spelare, ledare, personal och besökare
• Minskad administration kring nycklar
• Säkrare drift av träningsanläggningen

Om Örgryte IS

Örgryte IS är Sveriges äldsta fotbollsförening och grundades 1887. I slutet av 1980-talet byggdes ÖIS-gården, som idag är navet för ÖIS Fotboll och har vuxit till en modern träningsanläggning. Här bedrivs verksamhet varje dag för allt från de yngsta spelarna till herr- och damlag, akademi och ungdomsverksamhet.

Utmaning

Att driva en elitfotbollsklubb handlar om betydligt mer än det som händer ute på planen.

Bakom fotbollen finns en omfattande verksamhet där spelare, tränare, ungdomsledare, materialare, administrativ personal, städpersonal, externa leverantörer och besökare behöver tillgång till olika delar av anläggningen – ofta under olika tider på dygnet.

Med över 700 personer i rörelse varje dag blev den traditionella nyckelhanteringen till slut svår att hantera.

"Det försvann nycklar, man skulle ha koll på vilka nycklar som ska öppna vilka dörrar, och det blev väldigt mycket jobb och snack hela tiden om lås och access", berättar Jozo. 

Samtidigt förändras verksamheten hela tiden. Nya spelare och ledare tillkommer, andra slutar och gästande lag behöver tillfällig tillgång till omklädningsrum och andra utrymmen. Han fortsätter: 

"Det är många ledare som behöver tillgång till Ungdomens Hus, det byts ut ledare och kommer nya spelare från år till år."

Klubben behövde en lösning som gjorde access lika flexibel som verksamheten.

Lösning

Idag används Parakey på ett 20-tal dörrar runt om på ÖIS-gården. Bland annat entré, omklädningsrum, förråd, material- och personalutrymmen, gym, massage- och behandlingsrum samt Ungdomens Hus öppnas med mobilen som nyckel.

Behörigheter kan snabbt läggas till eller tas bort direkt i Parakey Webbportal. När en ny spelare eller ledare börjar skickas ett mejl till någon av klubbens tre administratörer som lägger till personen i portalen. På samma sätt tas behörigheten bort när någon slutar.

För tillfälliga användare, som gästande bortalag, kan access dessutom tidsstyras så att rätt personer får tillgång till rätt utrymmen – under en begränsad period, precis när de behöver det: 

"Det är väldigt smidigt, väldigt enkelt och det krävs väldigt lite handpåläggning." 

Resultat

Idag har ÖIS full kontroll över vilka personer som har tillgång till olika delar av anläggningen och kan enkelt justera behörigheterna när verksamheten förändras.

När vi frågar Jozo hur mycket tid klubben sparar kommer ett oväntat svar: 

"Om jag ska vara helt ärlig så är det inte så mycket tid vi sparar egentligen, men vi sparar ofantligt mycket på vår säkerhet."

Det är också det Jozo återkommer till:

"Det viktigaste för oss är att vi känner att vi har kontroll och säkerheten att vi vet vilka som har nycklar och var någonstans de kan komma in". 

När Jozo får frågan om han skulle rekommendera Parakey till andra föreningar tvekar han inte:

"Jag tror att det är många föreningar som står med samma utmaningar som oss. Att det är väldigt många personer som ska ha tillgång till väldigt många dörrar. Så jag kan verkligen rekommendera Parakey. Det är väldigt smidigt och framför allt ger det väldigt bra kontroll. Det känns tryggt och säkert."

För Jozo kan effekten sammanfattas i fem ord: 

"Bättre säkerhet med mindre jobb.”