Från yta till tillgänglighet: 4 trender som formar framtidens coworking

För några år sedan satt vi i ett eget kontor i centrala Göteborg. Tre våningar, takterrass och så mycket sol att vi som göteborgare till och med lyckades klaga på det. Vad vi också klagade på var jobbet och tiden som krävdes för att drifta ett kontor – jag städade själv toaletterna i närmare fem år.

Så vi tog beslutet att flytta in på Entreprenörsgatan Coworking. Vi tog en större yta på bottenplan, utan sol, dubbla hyran för halva ytan. Och vi älskar det!

Vi slipper hantera möbler, service, drift och allt runt omkring. Vi kommer till en plats där det är puls både innanför och utanför vårt eget kontor – med mötesrum, eventytor, människor, energi och flexibilitet runt oss.

Det är ur det perspektivet, både som leverantör och som kund, vi ser fyra trender som faktiskt händer på riktigt just nu. Och de pekar alla åt samma håll: coworking går från att handla om yta till att handla om tillgänglighet. Vem kan använda vilken yta, när, hur och genom vilket digitalt flöde?

Trend #1: Flex blir mainstream

Flexkontor är egentligen steget upp från ett private office för 1–10 personer. Det är kontor som kan skalas efter behov när man som företag är mellan 10 och 30 anställda – utan långt traditionellt hyresavtal.

Anledningen till att det växer är enkel: företag vill inte längre gissa hur stort kontor de behöver på sikt. Ska teamet vara 25 eller 40 personer om två år? Ska alla sitta i samma stad? Hur mycket yta behövs när hybridarbete blivit norm?

Siffrorna talar sitt tydliga språk. Enligt CBRE har andelen flex i europeiska kontorsportföljer gått från 12 % 2024 till 21 % 2025, och förväntas nå 29 % 2027. Skälen är väldigt konkreta: 64 % vill slippa stora investeringar i kontor, och 46 % vill hantera osäkerhet kring framtida behov

Flex handlar alltså inte bara om att hyra ett skrivbord. Det handlar om att kunna växa, minska och anpassa sig snabbare.

Trend #2: Managed office – flex för de större bolagen

Den andra trenden är att private office och flex office växer upp. Fler större företag vill åt samma flexibilitet som i en coworking – fast i en mer privat och företagsnära form.

Det kan vara inflyttningsbara kontor för 30–75 personer eller fler. Ett eget kontor, kanske till och med utanför själva coworkingytan, men där man fortfarande vill kunna nyttja mötesrum, lounge, eventytor, service och community. Lite: vi vill ha vårt eget, men vi vill inte stå själva med allt runt omkring.

Cushman & Wakefield visar en ökning av efterfrågan på managed office i Europa med drygt 70 % jämfört med föregående år.

Trappan ser därför ut så här idag:

1. Hot desk
2. Private office (1–10 personer)
3. Flex office (10–30 personer)
4. Managed office (30+ personer)

Vi själva fick redan 2018 förfrågan från ett av Sveriges större fastighetsbolag om att stötta deras koncept för inflyttningsbara kontor med korta avtal. Utmaningen var konkret: hur hanterar man snabba in- och utflytt, samtidigt som passersystemet är enkelt nog för hyresgästerna att hantera själva?

Det är precis den frågan som blir större och större ju längre upp i trappan man kommer.

Trend #3: Multi location – medlemmen rör sig mellan städerna

En tredje trend som vi får mycket efterfrågan på, från både befintliga och potentiella kunder, är möjligheten för medlemmar att röra sig mellan olika coworking-siter och fastigheter.

Ett företag kan ha sin primära location i Göteborg. Det är där teamet sitter, där private office finns och där man har sin vardag. Men samma företag har kunder i Stockholm, partners i Malmö eller kollegor som reser mellan städer. Då vill man kunna erbjuda sina medlemmar tillgång till loungeytor, skrivbord och bokningsbara mötesrum i fler städer – utan att man känner sig som en extern gäst.

Bland våra kunder är det idag mer regel än undantag att man tar ut en högre premie för detta. Det är relativt lågt hängande frukt rent affärsmässigt. Men det förutsätter att access och passersystem fungerar tvärs alla siter, med så lite handpåläggning som möjligt och kostnadseffektiv investering för kunden / operatören. 

Tänk dig att en medlem kan röra sig fritt mellan 30 olika siter runt om i Sverige, eller rent av utomlands, med samma app utan att operatören behöver hantera nycklar, taggar eller koder i varje stad. Det är där värdet ligger – både för medlemmen och för operatören.

Trend #4: Appen blir den nya receptionen

Den fjärde trenden har länge varit på tal, men rullas nu ut i större skala med tydligt värde: medlemsappar som samlar bokningar, betalningar, managed office, event, multi-location och internt community på ett ställe.

För medlemmen betyder det enkelhet – en app som samlar hela kontorsupplevelsen. För operatören betyder det intäktsgenerering och en plattform att bygga vidare på. Verktyg som OfficeRnd och Nexudus är bra exempel på den här utvecklingen.

Det som verkligen lyfter värdet är när även upplåsningen kan ske direkt i samma app. När bokning, betalning och access samlas på ett och samma ställe blir medlemsappen på riktigt det nav den är tänkt att vara – och vi på Parakey vill gärna vara en del av att leverera det värdet.

Det är därför vi har byggt vårt SDK – så att partners och kunder kan integrera Parakeys mobila upplåsning direkt i sina egna appar. Nexudus var först ut, vilket gör att upplåsning idag sker direkt från Nexudus kunders white-label-appar. Bland coworking-operatörerna ser vi samma rörelse, där aktörer som IOFFICE och Flexiwork (Alecta Fastigheters coworking-koncept) flyttar in access i sina egna flöden.

Effekten är konkret:

• En app för allt: från tecknat avtal eller bokning till öppnad dörr – utan att växla mellan appar.
• Starkare varumärke: all interaktion sker i operatörens egen app, vilket både ökar nyttjandet av appen och stärker relationen till medlemmen.
• Snabbare onboarding: nya medlemmar kommer igång direkt när bokning och access finns samlat.

Det är när bokningen i appen också är det som öppnar dörren – automatiskt, vid rätt tid, för rätt person – som medlemsappen verkligen blir den nya receptionen. Inte för att det finns en app, utan för att appen tar hand om hela ankomsten.

Den röda tråden: access är inte längre en kostnadspost, det är en möjliggörare

När man lägger ihop de fyra trenderna ser man tydligt vad de har gemensamt. Flex, managed office, multi location och medlemsappen pekar alla på samma sak: användarna, ytorna och bokningarna förändras hela tiden – och valet av passersystem ska inte begränsa möjligheterna att vara flexibel.

Det är där vi på Parakey kommer in. Vi gör mobilen till nyckel. I praktiken betyder det att en användare får sin access digitalt, öppnar låsta utrymmen med mobilen och att administratören kan styra behörigheter på distans eller per automatik – utan nycklar och taggar.

Sedan starten 2014 har vi vuxit till Nordens största leverantör av mobil access, med över 1 200 kunder, 700 000 användare och som gör över 80 miljoner upplåsningar. Det vi byggt är medvetet robust, säkert och flexibelt: det kan berika ett befintligt passersystem eller ersätta det helt, är byggt för att integreras med andra tjänster, där nyckelhanteringen sker online och upplåsning offline. Multi-location – som många fortfarande pratar om som en framtidsfråga – är en standardfunktion hos oss redan idag.

Vad vinner i framtiden?

Framtidens coworking vinns inte bara av den som har de bästa ytorna. Den vinns av den som gör ytorna enklast att använda, boka, dela och skala upp eller ner.

Det kräver att man tänker på access som en del av erbjudandet – inte som en eftertanke. När en ny medlem ska in i en lokal i en annan stad, när ett managed office-team behöver lägga till tio personer på en vecka, när medlemsappen ska kunna öppna en dörr i Malmö för en användare som vanligtvis sitter i Göteborg – då måste det bara fungera.

Det är dit branschen är på väg. Och det är där vi gärna är med och bygger.